Методичні вказівки до складання професійних документів



Сторінка1/15
Дата конвертації18.01.2017
Розмір2,84 Mb.
ТипМетодичні вказівки
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15



Міністерство аграрної політики України

Білгород-Дністровський державний аграрний технікум



Українська мова

(за професійним спрямуванням)


МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО СКЛАДАННЯ ПРОФЕСІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

(для студентів всіх спеціальностей денної та заочної форми навчання)
Розглянуто і схвалено на засіданні

циклової комісії гуманітарних дисциплін


Протокол № ____ від «__»______р.
Голова циклової комісії ______ С.В. Мішина

2010


Укладач: Марусіч Наталя Юріївна,

викладач української мови за професійним спрямуванням,

спеціаліст вищої категорії.

Методичні вказівки містять норми та правила укладання документів, їх класифікацію і складові. В них уміщена значна кількість зразків сучасних документів та їх складових із детальною характеристикою, які направлені на допомогу студентам як денної, так і заочної форми навчання при складанні професійних документів, їх загальних вимог.

Подаються питання до самоконтролю.

Мета розробки – сформувати національно-мовну особистість, опанування студентами вимог до складання та оформлення професійних документів, навчити їх професійного мовлення, збагатити фаховою лексикою; формувати практичні навички ділового усного і писемного спілкування в колективі.


Для викладачів, учнів та студентів, а також для всіх, хто прагне грамотно й правильно укладати сучасні ділові папери.

Рецензент:


Глобільченко Алла Володимирівна,

викладач української літератури, спеціаліст вищої категорії


Методрозробка укладена відповідно програми Міністерства освіти і науки України «Українська мова (за професійним спрямуванням)» 2009 року для вищих навчальних закладів 1–2 рівнів акредитації (укладачі Антонюк Т.М., Стрижаковська О.С., Борис Л.М.).

Дана робота є передумовою якісного опанування матеріалом , спочатку студенти засвоюють класифікацію документів, правила оформлення реквізитів, а потім вивчають різні типи документів. Це в підсумку забезпечує формування цілісної системи знань, які можуть застосувати студенти під час складання професійних документів. Оскільки дуже важливо навчити студентів бездоганно володіти офіційно-діловим стилем української мови, а саме: практичним навичкам грамотного мовного оформлення найважливіших професійних документів.



Зміст


  1. Вступ……………………………………………………………………….4

  2. Загальні вимоги до складання документів. ……………………… 5-21

Текст документа. Основні реквізити. Види документів.

  1. Укладання документів щодо особового складу…………………..22-38

Автобіографія

Характеристика

Накази щодо особового складу

Резюме


Заява

  1. Текстове оформлення довідково-інформаційних документів……39-68

Види службових листів

Етикет ділового листування

Телеграма

Телефонограма

Факс

Оголошення



Запрошення

Доповідні і пояснювальні записки

Виробничий звіт

Виробничий протокол

Витяг з протоколу


  1. Особливості складання розпорядчих та організаційних…………. 68-88

документів

Наказ


Розпорядження

Постанова

Статут

Положення



Інструкція

  1. Укладання фахових документів …………………………………….89-118

(відповідно до сільськогосподарського напряму підготовки)

Книга складського обліку

Табель обліку робочого часу

Товарна накладна

Акт про використання мінеральних, органічних і бактеріальних добрив та засобів хімічного захисту рослин

Акт на списання виробничого та господарського інвентарю

Відомість витрати кормів

Лімітно-забірна картка на отримання запасних частин



7. Список літератури…………………………………………………119-120
Вступ
Ділова сфера – одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Ділове спілкування потрібно вести державною мовою, повсюдно впроваджуючи українську мову, розширюючи її застосування в соціальній сфері нашої держави.

До майбутніх фахівців ставляться високі вимоги, які полягають не лише в досконалих знаннях фаху, а й у високому рівні володіння українською мовою, вільному користуванні нею у всіх сферах і особливо у професійній та офіційно-діловій.

Уміння спілкуватися мовою професії сприяє швидкому засвоєнню спеціальних дисциплін, підвищує ефективність праці, допомагає орієнтуватися у професійній діяльності та ділових контактах.

Професійна підготовка майбутніх будівельників, агрономів, екологів, менеджерів передбачає засвоєння ними загальнонаукової та фахової термінології, формування навичок роботи з науковими текстами, спеціальною літературою, засвоєння основ діловодства та складання ділових паперів обраного фаху.

Мета курсу — сформувати національно-мовну особистість, ознайомити студентів з нормами сучасної української мови в професійному спілкуванні, з основними вимогами до складання та оформлення професійних документів, навчити їх професійного мовлення, збагатити словник термінологічною, фаховою лексикою; підвищити загальномовний рівень майбутніх фахівців, формувати практичні навички ділового усного і писемного спілкування в колективі, розвивати комунікативні здібності.



Методичні вказівки адресовані не тільки студентам, але й широкому колу усіх тих, хто щоденно працює з тими чи іншими документами і відчуває потребу в уніфікації роботи над ними, прагне дотримуватися чітких мовних норм щодо їх оформлення.

Складання професійних документів
Тема. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів
Документ — основний вид ділового мовлення. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів. Основні реквізити. Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.
Студенти повинні:

знати призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення

вміти складати ділові папери управлінської документації обраної професії, грамотно писати й оформляти документи.
Література

  1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. – 400с.

  2. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – Харків: Торсінг, 2001. – 384 с.

  3. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2008. – 424 с.

  4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. – К., 2008. – 448 с.



Методичні вказівки
Під час вивчення цієї теми студентам слід звернути увагу на документ - основний вид офіційно-ділового стилю ( класифікація, реквізити, правила оформлення сторінки документа, заголовків, рубрикацій тексту та виділення окремих його частин).
Документ – основний вид ділової мови (з латинської documentum в перекладі означає взірець, посвідчення, доказ), який характеризується суворою послідовністю викладу інформації. Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи. В енциклопедичному словнику документ трактується як:

  1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

  2. офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжна тощо;

  3. достовірне історичне письмове джерело;

  4. матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація ( наприклад, перфораційна картка).

Таким чином, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом..

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками класифікації та групами.


Таблиця 1. Класифікація документів




пор.

Ознаки класифікації


Групи документів

1

За найменуванням

Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та інш.

2

За походженням

Службові (офіційні) й особисті. Службові документи створюються організаціями, підприємствами або службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їх службової діяльності або виконання суспільних, громадських обов’язків

3

За місцем виникнення

Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями

4

За призначенням

Організаційні, розпорядчі, інформаційні, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні

5

За напрямом

Вхідні, вихідні. Вхідні документи – це документи, які надійшли ззовні для розгляду й виконання, вихідні – це документи, які надсилають в інші установи, заклади.

6

За формою

Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення). Індивідуальні документи створюються в кожному окремому випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви)

7

За терміном виконання

Звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові (надтермінові).

Звичайні (безстрокові) – це такі, що виконуються в порядку загальної черги, порядок їх виконання не визначено ніяким законом. Для термінових характерним є негайне виконання або виконання у визначений строк. До них зараховують також документи, які є термуновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових (надтермінових) належать документи, які мають позначення «дуже терміново»



8

За ступенем гласності

Для загального користування, для службового користування (ДСК), таємні (секретні), цілком таємні (секретні). Документи двох останніх різновидів у правому верхньому кутку містять гриф «для службового користування» або «таємно». За втрату або розголошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.

9

За стадіями створення

Чернетки, оригінали, копії.

Чернетки відбивають роботу авторів над текстом, можуть бути використані для службового або судового розслідування тощо. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він містить підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обовязково робиться помітка вгорі праворуч «копія». Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат.

Відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у звязку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.

10

За складністю (кількість відображених питань)

Прості, складні.

Прості – відображають одне питання, складні – декілька, що значно утруднює процес їх опрацювання, виконання та зберігання

11

За терміном зберігання

Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання

12

За технікою відтворення

Рукописні, відтворені механічним способом

13

За носієм інформації

На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті, жорсткому диску

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за затвердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:



  1. Державний герб України.

  2. Емблема організації чи підприємства.

  3. Зображення державних нагород.

  4. Код установи, організації, підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

  5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

  6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або замовника).

  7. Повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа.

  8. Назва структурного підрозділу.

  9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку.

  10. Назва виду документа.

  11. Дата.

  12. Індекс.

  13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.

  14. Місце складання або видання.

  15. Гриф обмеження доступу до документа.

  16. Адресат.

  17. Гриф затвердження.

  18. Резолюція.

  19. Заголовок до тексту.

  20. Відмітка про контроль.

  21. Текст.

  22. Відмітка про наявність додатка.

  23. Підпис.

  24. Гриф погодження.

  25. Візи.

  26. Печатка.

  27. Відмітка про засвідчення копій.

  28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

  29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи.

  30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31.Відмітка про надходження документа.
Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; розписка виконавця про одержання документа; хід виконання; додатки.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст. Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 року з обов'язковим додержанням таких правил:


  • встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

  • реквізити заголовка розмішуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або паперовим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

  • бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більше організацій, оформляються не на бланках.
Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, доні док, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.


Основні правила оформлення реквізитів
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.





Реквізити

Розташування та правила оформлення

1

Державний герб України

Посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2

Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3

Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4

Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5

Код форми документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

7

Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа

У верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Назва установи повинна відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї

8

Назва структурного підрозділу

У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом

9

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку

У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54. вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33 На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518

10

Назва виду документа

Зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу

11

Дата

Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.) або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік— 17.06.2002 (тобто 17 червня 2002 року). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль): 03.04.2002; 05.08.99. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи)



12

Індекс

У верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дає змогу забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад:

02-10/36, де 02 шифр структурного підрозділу; 10 номер справи; 36 реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії



13

Посилання на індекс та дату вхідного документа

У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад:

на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 — індекс структурного підрозділу; 10 номер справи за номенклатурою; 135-порядковий номер

14

Місце укладання чи видання

У верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

15

Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми. Записується з середини рядка: «Для службового користування», «секретно», «цілком секретно»

16

Адресат

З правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем. Наприклад:

Друкарня Никонову

«Преса України» Миколі Петровичу

Головному вул. Грінченка,

редакторові буд. 7, кв. 19

Романову В. Ю. Київ-04 01004

Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку:



Міністерство охорони здоров'я України Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи подається у родовому відмінку:

Директорові Київської

загальноосвітньої школи № 7

17

Гриф затвердження

У верхній правій частині документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб. Елементи грифа затвердження: - слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

  • назва посади;

  • особистий підпис;

  • ініціали та прізвище особи, що затвердила документ;

  • дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи (підпис) Л. С. Семенова

07.10.2002

Під час затвердження документа розпорядчим

актом на документі зазначається гриф за такою

формою:


ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства фінансів України

20.04.2002, № 15

18

Резолюція

Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа.

У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів.

Складається з таких елементів:

— прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;

— вказівка на порядок виконання документа;

— термін виконання документа;

— особистий підпис керівника;

— дата.


Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, названа в резолюції першою. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

Якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок йог» виконання, оформляється резолюція на окремих аркушах чи спеціальних бланках



19

Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, здебільшого, починається з прийменника «про»; має бути лаконічним і точним, якнайповніше розкривати зміст документа. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Текст документа, надрукований на папері А5, дозволяється подавати без заголовка.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень



20

Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою «К» або «Контроль»

21

Текст

Складається з таких логічних елементів:

  • вступу;

  • доказу;

  • закінчення.

Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля)

22

Відмітка про наявність додатка

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

а) додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

б) додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом;

в) додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначають у тексті:

Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) за формою, зазначеною у додатку 1.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першої сторінки додатка:



Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 15.10.2002 № 15

Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останньої сторінки додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:



  1. якщо документ має додатки, згадувані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так

Додаток: на 2 арк. у 3 прим.;

  1. якщо документ має додатки, не зазначені в тексті, то їх потрібно перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників:

Додаток: «Проект реконструкції ділянки» на 5 арк. у 2 прим.

Якщо додаток залишається у справі, то зазначається:



Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окремо складається їх опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на 7 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазна­ченими у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформляють за формою:



Додаток: на 6 арк. у 2 прим, на першу адресу

23

Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документа. До складу підпису входять:

  • найменування посади (з лівого боку);

  • підпис (між назвою посади й прізвищем);

  • ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч):

Голова Державного

комітету архівів

України (Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Якщо надсилають документ одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією - примірники.

Підписи кількох службових осіб на документах розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, то їхні підписи розташовуються на одному рівні:

Директор Директор

зош № 277 зош № 282

(підпис) (підпис)

Л. С. Семчук Ю. Ю. Новак

Розшифрування підпису в дужки не береться. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом: «в. о.», «заст.»). Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням скісної риски перед найменуванням посади. Документ колегіальних органів підписує голова та секретар колегіального органу



24

Гриф погодження

Розрізняють дві форми погодження документів

— внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовнішнє (з підвідомчими та непідвідомчими організаціями). Цей реквізит складається із:

— слова «ПОГОДЖЕНО»;


  • назви посади службової особи, з якою погоджується документ, та назви установи;

  • особистого підпису;

— його розшифрування;

— дати.


Грифи погодження розташовуються нижче від реквізиту «підпис» або на окремій сторінці. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Директор зош № 246 (підпис) С Б. Дмитрів 01.09.2002

Якщо зовнішнє погодження Документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється так:



ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії України 01.07.2002, № 12

Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифа погодження:



Аркуш погодження додається Аркуш погодження оформляється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа
Найменування Найменування


посади посади

(Підпис) (Підпис)

(Ініціали, прізвище) (Ініціали, прізвище)

Дата Дата


25

Віза

Внутрішнє погодження проекту документа — це його візування. Віза складається з:

  • особистого підпису особи, що візує;

  • дати.

У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (зазначаються ініціали та прізвище):

Завідувач кафедри (підпис) Б. М. Сайко

28.08.2002

Невеликі зауваження (1—2 рядки) розташовуються перед візою. У разі внутрішнього погодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші вихідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі



26

Печатка


Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки, та ін. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примірників розпорядчих документів для їх розсилання, до довідок з місця роботи і т. п. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ

27

Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія»; під реквізитом «підпис» — слово «правильно»; дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою

28

Прізвище виконавця та номер його телефону

Цей реквізит обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках). Складається з:

  • прізвища виконавця;

  • номера його службового телефону.

Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29

Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості:

  • стислу довідку про виконання;

  • слова «До справи» та номер справи, до якої має бути підшитий документ;

  • дату скерування документа до справи;

  • підпис керівника структурного підрозділу

або виконавця:

До справи № 07/54

Питання вирішено позитивно у телефонній

розмові 05.09.2002

(Посада, ініціали, прізвище)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що

роботу над документом закінчено


30

Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій

Розміщується після тексту на нижньому правому полі першої сторінки документа. Містить:

  • запис «Інформація перенесена на машинний носій»;

  • підпис особи, відповідальної за перенесення даних;

дату перенесення

31

Відмітка про надходження

Містить:

  • скорочену назву організації, що отримала
    документ;

  • дату його надходження.

Ця відмітка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить:

  • назву організації;

  • дату надходження;

  • індекс документа.

Відмітка про надходження розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа



Вимоги до тексту документа
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну й структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:


  • Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...

  • Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

  • Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

  • Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

  • Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

  • Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

  • Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

  • Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

  • Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції Вами ще не висловлені пропозиції...

  • Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

  • Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

  • У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую... ; Пропоную...

  • Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами :р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

  • Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...


Оформлення сторінки
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні —на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.



Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4 — 6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.



Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

  • після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

  • номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу: розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.; номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.; номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних найменувань і символів.



Комбінована (традиційна)

Нова

А. Б. В.

Розділ І

1

I. II. III.

Частина 1

1.1

І. 2. 3.

Частина 2

1.2

1); 2); 3);

пункт 1

1.2.1

а); б); в);

§1

1.2.2.1




§2

1.3







2







і т. д.

Ця система вимагає чіткого дотримання правил пунктуації, повинна мати логічну будову і до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.



Питання для самоконтролю


  1. Що таке документ.

  2. Які види документів виділяють.

  3. З яких елементів складається документ.

  4. Що таке формуляр?

  5. Назвіть основні реквізити формуляра-зразка організаційно-розпорядчих документів.

  6. Як треба оформляти реквізит «адресат»?

  7. Як називається спосіб засвідчення документа після його підписання?

  8. Дайте визначення бланка документа.

  9. Які основні правила оформлення документа?

  10. Яких правил слід дотримуватися під час складання тексту документа?

  11. Як нумерують сторінки документів?

  12. Що таке рубрикація тексту?

  13. Які дві системи нумерації рубрик ви знаєте?

Тема. Укладання документів щодо особового складу
Реквізити документів та вимоги до їх написання. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява.
Студенти повинні:

знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів;

вміти грамотно писати й оформляти документи.

Література

  1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навчальний посібник. - К.: А.С.К., 2003. – 400с.

2. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. – Харків: Торсінг, 2001. – 384 с.

  1. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців: Навчальний посібник. – К.: Арій, 2008. – 424 с.

  2. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: модульний курс. – К., 2008. – 448 с.



Методичні вказівки
Під час опрацювання цієї теми студентам слід звернути увагу на документи щодо особового складу (автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, резюме, заява); правильне та грамотне їх оформлення.
До документів з особового складу відносяться заява, резюме, характеристика, автобіографія, накази щодо особового складу тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що ), оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях, повна відсутність художньо-зображальних засобів.

До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.
Заява – це вид документа, за допомогою якого громадяни реалізують через державні, приватні або громадські організації (установи, заклади) надані їм права (на працю, відпочинок, матеріальне і соціальне забезпечення тощо) чи захищають свої інтереси.

Заява буває простою та складною. Складна (вмотивована) заява відрізняється від простої тим, що в ній не лише викладається прохання, а й дається його обґрунтування, пояснюються причини, мотиви. У складній заяві може вказуватися, які саме документи до неї додаються. Їх перелік дається після основного тексту заяви перед підписом.

Заяву про прийняття на роботу подають громадяни при вступі на роботу, де викладають прохання про зарахування на певну посаду до певного структурного підрозділу.

Розрізняють два основних види заяв:


  • особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

  • службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, установи), які він репрезентує , до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

За походженням заяви бувають:

  1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприємства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.



  1. Внутрішні, де не є обов’язковими вимоги, зазначені у зовнішніх заявах.

Хоча заява складається за довільною формою, багаторічною практикою вироблена певна схема розташування реквізитів і написання тексту документа.

Заява складається з таких реквізитів:

  1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у Д. відмінку, чергуючи закінчення –ові (-еві, -єві) з –у (-ю).

  2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки у кінці останнього слова).

  3. Назва виду документа (посередині, з малої літери).

  4. Текст (з великої літери, з абзацу).

  5. Підстава (додаток): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

  6. Дата написання (ліворуч).

  7. Підпис адресанта (праворуч).

За аналогічною схемою складають й інші заяви з кадрових питань, але у цих документах є наявними певні особливості у написанні деяких реквізитів:

  1. при їх адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

  2. у тексті заяви формується прохання (висновок) і дається обґрунтування (докази).

Різновидами заяв також є повні заяви, які подаються до суду, наприклад, позовна заява про стягнення аліментів, заяви про облік житла, заяви-зобов’язання, позовні заяви.
Зразок:

Директору ВО «Лебідь»

п. Климчуку С.І.

Бєлова А.Б.,

який мешкає за адресою:
м. Київ, вул. Пирогова,15, кв.4

тел. 34-67-87

Заява
Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.2009.
До заяви додаю:


  1. Копію диплома про вищу освіту.

  2. Трудову книжку.

  3. Автобіографію.

  4. Медичну довідку про стан здоров’я.

  5. Довідку з місця проживання.

  6. Чотири фотокартки.

08.02.2009 (підпис) А.Б. Бєлов



Зразок:

Директору Харківського


тракторного заводу
п. Іванченку В. С.


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   15


База даних захищена авторським правом ©refos.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

увійти | реєстрація
    Головна сторінка


завантажити матеріал