М. Зубков Сучасна українська



Сторінка6/30
Дата конвертації02.12.2016
Розмір9,16 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   30

21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізня-
ються лише префіксами, скорочуються однаково:

карпатський — карпат., закарпатський — закарпат., прикарпатський — прикарпат. і под.

22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або
першу, або останню частину слова чи залишають перші літери
слів, які утворюють складне слово:

відеофонограма — відеофоногр. діафільм — дф

міська державна адміністрація — міськдержадмін. і под.

  1. Відсікати слово до однієї початкової літери не можна, окрім слів, що наведені в додатку 2.

  2. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають:

Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпека життєдіяльності: Підруч.

Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід.;

але Біологія: Підручник для 10-го класу — Біологія: Підруч. для 10-го кл.,



Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря — Лікарські рослини: Слов. -довід, лікаря.

Лексичні та графічні скорочення

Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як са­мостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й викори­стовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обо­в'язково розшифровуються та читаються повністю.

Лексичні скорочення бувають декількох типів.

1. Ініціальні (абревіація)—утворені з початкових букв слів,
що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяють-
ся на:

а) буквені — читаючи їх, треба вимовляти букви: КБ,


ЖБК,ХТЗта
ін.;

б) звукові — читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ПУМ,


Ту-154, Ан-24
та ін.;

в) буквено-звукові (змішані) — частина слова вимовляєть-


ся за буквами, частина — звуками: ЖЕК, ТЕЦ та ін.

  1. Складові скорочення — утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд та ін.

  2. Частково скорочені слова — утворені з частини або ча­стин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госп­розрахунок, рембаза та ін.

  1. Відсікання (усічення): зам., зав., пом., акад., доц. та ін.

  1. Телескопічні скорочення — утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан]-ція), біоніка (із біо[логія] та [електро]ніка) й ін.

6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін.
Розрізняють декілька типів графічних скорочень:

  • крапкові: ст., див., ім. та ін.;

  • дефісні: з-д, б-ка, ін-т та ін.;

  • скіснолінійні (дробові): р/р, а/с, в/ч (крапка не ставиться);

  • нульові (курсивні) — на позначення фізичних, метрич­них величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г, 400 грн та ін. (крапка не ставиться);

  • комбіновані: півд.-зах., півн.-схід. таін.

Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять рр. (роки).

У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.

Не можна перевантажувати текст графічними скорочення­ми, наприклад:

НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.

Не можна скорочувати:



  1. імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток — з одна­ковими прізвищами: Гр. Тютюнник — Григір, бо є Григо­рій Тютюнник);

  2. псевдоніми:

не Ж. Зайд, а Жорж Зайд

не Л. Українка, а Леся Українка

не П. Мирний, а Панас Мирний;

3) подвійні прізвища:



не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша не К. -Яценко, а Кучук-Яценко

Стандартизація ділового тексту
Укладач документів завжди обмежений щодо форми та спо­собу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологіч­ними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії [ЗО, с. 36].



1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб ви­кладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика та под.).

  1. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським спо­собом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

  2. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі ма­ють точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуго­вуватися той, хто заповнює бланк1, за винятком цілком конкрет­них індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про ос­віту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації (1), послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.



Розповідь — спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хроно­логічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цьо­го принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (автобіографія, прото­кол, характеристика та под.).

Опис — це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування — це спосіб викладу, у якому логічно послідов­на низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне поло­ження шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обгрунтова­ними і правдивими доказами (службові записки, відгуки, вис­новки, ділова кореспонденція та под.)

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:



' Бланк (від фр. Ьіапс — білий) — тут друкована стандартна форма документа з відтвореною на ньому постійною інформацією, місця для змінної інформації заповнюють власноручно.



— вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

  • уважне заповнення формуляра;

  • побудова за наведеними зразками формулювань, не пе­редбачених даним формуляром бланка.



Реквізити ділових паперів
Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують такі реквізити:

  1. Державний Герб України (для державних організацій).

  2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

  3. Зображення нагород.

  4. Код організації за класифікатором підприємств і органі­зацій (УКПО).

  5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

  6. Назва міністерства чи відомства (для державних органі­зацій).

  7. Назва організації автора документа.

  8. Назва структурного підрозділу.

  9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адре­са, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер те­лефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'яз­ку, номер рахунка та назва банку.




  1. Назва документа.

  2. Дата.

12.Індекс (вихідний номер документа).

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15.Ґриф обмеження доступу до документа.

16.Адресат.

17.Гриф затвердження.

  1. Резолюція.

  2. Заголовок до тексту.

  3. Позначка про контроль.

  4. Текст.

22.Позначка про наявність додатка.

  1. Підпис.

  2. Гриф погодження.

  3. Віза.

26=Відбиток печатки.

  1. Позначка про засвідчення копії.

  2. Прізвище виконавця та номер його телефону.

  3. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

ЗО.Позначка про перенесення даних на машинний носій. Зі.Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікова­них форм чи бланків документів) і змінні (які використову­ють під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідов­ності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

Більшість документів умовно можна поділити на три частини:



  1. заголовна (до неї відносять усі реквізити, що передують тексту);

  2. основна (текст і додатки до нього);

  3. оформлення (реквізити, що розміщують нижче від додатків).


Дата

Дата — обов'язковий реквізит усіх документів; оформляється арабськими цифрами в одному рядку в такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

Якщо день місяця або порядок місяця позначається цифрою до 10, то перед нею пишеться 0 (нуль). Рік зазначають лише двома останніми цифрами без крапки після них (якщо це не кінець речення), без слова «рік» і без скороченої позначки «р.», напр.-.27.09.99, 01.12.98, але 10.07.2000, 02.10.2003. Подібний уніфікований і спрощений спосіб датування не потребує коду­вання дат під час обробки документів за допомогою обчислю­вальної техніки.

У міжнародній практиці листування та в документах, що містять відомості фінансового характеру, дату зазначають сло­весно-цифровим способом, тобто назва місяця пишеться літера­ми, а цифри року — повністю зі скороченою позначкою слова «рік» (р.) із крапкою, наприклад: 4 травня 1999 р. або 24 лютого 2005 р.

Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазна­чають у такий спосіб:



10—15.07.99 межах одного місяця); з 16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року);

на 07.12.99 — 07.04.2000 (протягом п'яти місяців, у ме­жах двох років).

Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 1999/02 бюджетний рік; 2002/03 навчальний рік.

Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаб­лоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ-ХУ сторіччях.

Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа — день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.






Місце дати залежить від призначення та форми документа

Увага! Коли визначається час за роком, слід корис­туватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в).

Наприклад: народився 1979 р. (року)...; 1999 р. (року) закінчив вступив ... була зарахована.


Індекс

Індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє за­безпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та об­робку документа, його збереження й контроль виконання. Три пари арабських цифр індексу № 07-14/89 для вхідного доку­мента означають:

07 — шифр структурного підрозділу автора документа;

14 — номер справи, де зберігається копія вихідного доку­мента (за номенклатурою для підрозділу);

89 — порядковий реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та канцелярії.

Індекс документа розташовують у верхній частині сторінки ліворуч.

Літери ВК, що стоять через дефіс після номера наказу, озна­чають — відділ кадрів.

Заголовок до тексту

Цей реквізит відображає головну ідею документа; має бути лаконічним, точним, але якнайповніше розкривати зміст тексту. Розміщують заголовок під назвою документа (посередині або зліва). Найчастіше він починається з прийменника «про...» (ма­лими літерами).


Адресат

Кожний елемент цього реквізиту подають із нового рядка, бажано без перенесення. Якщо документ адресовано службовій особі (керівникові), то назва установи є складовою назви поса­ди адресата.

у Н. відмінку Міністерство у справах захисту населення від наслідків аварії на Чорнобильській АЕС Відділ розселення потерпілих

у Д. відмінку п. Корнієнку В. К.

У документах (циркулярних листах), адресованих декіль­ком однорідним організаціям чи службовим особам, які обійма­ють однакові посади, можна написати узагальнене значення.

у Д. відмінку мн. Інспекторам у справах неповнолітніх


у Р. відмінку Тернопільської обл.

Якщо до складу реквізиту «адресат» входить і поштова ад­реса, то вона зазначається в документі після назви організації, структурного підрозділу й прізвища службової особи (для офіційної зовнішньої кореспонденції).

у Д. відмінку Директорові

у Р. відмінку Харківської СШ №14

у Д. відмінку п. Зеленцеві Ярославу Юрійовичу

у Н. відмінку вуЛі Космічна, 194



61049, Харків-491

Але поштову адресу не зазначають у документі, якщо він (лист) адресований до урядових установ, органів державної влади.


Тут і далі у прикладах прізвища, адреси та ін. відомості наведено довільно.

у Н. відмінку Вищий арбітражний суд



Відділ листів
у Д. відмінку п. Зленку Я. О.

Адресу відправника (адресанта) зазначають у лівому верх-яьому куті конверта:

1) Тимошенко Вадим Олегович у Н. відмінку
вул. Грінченка, 14-а у Р. відмінку
Донецької області

м. Макіївка-19 у Н. відмінку

86019

Адресу одержувача (адресата) — у правому нижньому куті конверта:

2) у Д. відмінку Козлову Василеві Назаровичу
у Н. відмінку с. Санюкі

Єльський район Мазирська область Білорусь

Обидва варіанти 1) і 2) — рівнозначно нормативні.


Ґриф затвердження

Документ може затверджуватися відповідними органами або посадовими особами, компетенцією яких є розв'язання питань, що викладені в документі після його підписання й потребують затвердження або ж шляхом видання відповідного розпорядчо­го документа.

Якщо затвердження документа відбувається посадовою осо­бою, ґриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), повного найменування посади, особистого підпису з розшифруванням та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор фабрики (підпис) В. Б. Корольов 26.04.2003

Якщо документ затверджується спеціально для цього вида­ним документом, то ґриф повинен містити повну назву, номер і дату останнього, наприклад:



ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора Харківського тракторного заводу № 41-в від 03.09.2003

Як у першому, так і у другому випадках гриф затверджен­ня розміщують у верхній правій частині документа. Цей рекві­зит санкціонує поширення сфери дії засвідченого документа на обумовлене коло структурних підрозділів або службових осіб.

Документ, що підлягає затвердженню, набуває юридичної сили тільки з моменту його затвердження.
Резолюція

У резолюції фіксується вказівка керівника щодо виконання документа. Резолюція пишеться від руки і проставляється у верхньому правому куті під текстом документа. Якщо документ містить більше однієї резолюції, то друга й на­ступні проставляються на будь-якому вільному місці лицьо­вого боку документа. Якщо вільного місця немає, то резолюція може бути оформлена на додатковому аркуші формату Аб, наприклад:



Начальникові рекламного відділу Коваленку 3. Б.

Підготувати проект контракту до 29.01.2003 (підпис керівника) 07.01.2003

Виконавців може бути декілька. У цьому випадку відпові­дальним за виконання документа є особа, прізвище якої зазначено в резолюції першою.

Загальні вказівки формулюються так: До виконання; До друку; До відома та под.
Віза

Віза — реквізит, близький за змістом і призначенням до гри­фа узгодження, підвищує якість внутрішнього документа шля­хом компетентної оцінки, редакції, оформлення відповідними службовими особами.

Віза може складатися з:

а) назви посади службової особи;



б) підпису та його розшифрування;

в) однозначного лаконічного рішення (позитивного, негатив-


ного);

г) дати візування, наприклад:



Керівник проекту (підпис) В. Д. Орєхов Зауважень немає. 19.10.2003

або


Не заперечую.

Голов. інженер (підпис) Б. В. Горбань 20.10.2003

Якщо зауваження, доповнення особи, яка візувала документ, має розгорнутий характер, воно викладається на окремому ар­куші паперу, наприклад:



Інспектор з економічної та радіаційної безпеки (підпис) А. О. Пугач Зауваження додаються. , 28.10.2003

У внутрішніх документах віза ставиться лише на першому примірнику, а в зовнішніх візується тільки екземпляр, що зали­шається в організації.


Підпис

Підпис — обов'язковий реквізит більшості документів, який засвідчує законність документа та відповідальність особи за його зміст і наслідки дії. Складниками підпису можуть бути: найме­нування посади, організації, ініціали та прізвище особи, яка підпи­сала документ.

У бланкових документах назва установи не зазначається, на­зву посади дозволено скорочувати. У наказах, розпорядженнях, деяких видах листів тощо право підпису належить лише керів­никові організації. У випадках його відсутності або за відсутно­сті особи, підпис якої зазначено на проекті документа, пра­во підпису належить особі, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ та її тимчасовий статус (в. о., зам.). У цих випадках не припускається підписання документа з приймен­ником за, чи з похилою рискою перед найменуванням посади.

Директор коледжу, проф. Пономарьова Ю. І.

В. о. директора, доц. (підпис) В, Д. Без1 язичний

Підписи кількох службових осіб розташовують одна під одною в послідовності ієрархії посад:



Ректор академії (підпис) С. О. Горобець

Голов. бухгалтер (підпис) В. Б. Ванштейн

Голова профкому (підпис) Л. А. Кудрич

Підписи осіб, які обіймають рівнозначні посади, розташову­ють на одному рівні:



Проректор з адміністративно- Проректор із навчально-
господарських питань виховної роботи
(підпис) Я. В. Бездітно (підпис) С. Т. Лєсникова

В актах, висновках та подібних документах, укладених гру­пою або комісією, позначають не посади осіб, які підписували документ, а розподіл їх обов'язків у конкретній комісії. Після підпису голови — за абеткою підписи членів комісії, групи чи свідків:



Голова комісії (підпис) Б. О. Єрьомін

Члени комісії: (підпис) 3. Я. Всеволозький

(підпис) Л. 3. Луб'янова

(підпис) А. І. Сосєдський

У витягах із наказу чи протоколу прізвище та ініціали ке­рівника або голови, а іноді й секретаря зборів, позначають без їхнього підпису:



Оригінал підписали:
Голова Дроб'язкін В. Ю.


Секретар Ізмаїлова П. С.

З оригіналом згідно:
секретар-референт
(підпис) О. П. Ілляшкевич

| Л Увага! Розшифрування підпису (ініціали та прізви­ще) в дужки не береться.



Терміни та їх місце в діловому мовленні

Наукові поняття визначаються спеціальними словами — тер­пінами1, які складають основу наукової мови. Термін — це слово або усталене словосполучення, що чітко й однозначно позначає наукове чи спеціальне поняття. Термін не називає поняття, як звичайне слово, а, навпаки, поняття приписується терміну, додається ж> нього. У цій різниці вбачається відома конвенційність терміна, ка полягає в тому, що вчені чи фахівці тієї або іншої галузі являються, що розуміти, яке поняття вкладати в той або інший цн. Отже, конкретний зміст поняття, визначеного терміном, буде ■умілим лише завдяки його дефініції — лаконічному логіч­ну визначенню, яке зазначає суттєві ознаки предмета або зна­чення поняття, тобто його зміст і межі.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:

а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної


предметної сфери);

б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;

в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї
предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери
професійної діяльності;

г) стилістична нейтральність;

д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних
відтінків.

Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпо­теза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі нау­ки (знаменник, дільник, чисельник).

На відміну від загальнолітературної, мова професійного спіл­кування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, зафіксованих у термінах. Для будь-якої сфери діяль-вості це дуже важливо, оскільки неточне вживання того чи іншого слова може мати небажані наслідки. Цього можна лег­ко уникнути, якщо вживати терміни лише в тій формі та зна­ченні, які зафіксовані в словниках останніх видань.

У множині термінів кожної галузі вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія — це така гпдмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися і функціонують у кожній галузі стихійно. На відміну від термі­нології, терміносистема — це опрацьована фахівцями певної




Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   30


База даних захищена авторським правом ©refos.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

увійти | реєстрація
    Головна сторінка


завантажити матеріал